Klachtenregeling

Heeft u een klacht betreffende de afhandeling van uw dossier – dus NIET over de inhoud van ons schikkingsvoorstel aan u, maar wel OVER DE WIJZE WAAROP de procedure door ons afgehandeld werd -, dan kunt u dit aan ons laten weten via het e-mailadres case@copyrightagent.com. Download dit document, vul het in en voeg het als bijlage toe aan uw e-mail. U krijgt meteen een automatische bevestiging van de ontvangst van uw e-mail. Voor de afhandeling van uw klacht worden er geen kosten aangerekend.

Uw klacht wordt door onze interne klachtenregeling (verantwoordelijke: Mevr. Kim Oostvogels, Country Manager Benelux) behandeld en u ontvangt binnen de 6 weken (bij hoge uitzondering maximaal 10 weken) een verslag van de afhandeling ervan. Beide partijen – u en de medewerker genoemd in uw klacht – krijgen de kans om een toelichting te geven op de klacht. Het geniet onze voorkeur om alle communicaties betreffende uw dossier per e-mail af te handelen; een schriftelijke vastlegging bevordert transparantie en helpt om misverstanden te voorkomen.

Copyright Agent streeft ernaar om in alles correct te werk te gaan en zal uw klacht grondig onderzoeken. Als blijkt dat deze terecht is, ontvangt u van de verantwoordelijke een eindevaluatie en wordt een passende oplossing voorgesteld. Wij vragen wel begrip voor het feit dat onze medewerkers geregeld geagiteerde personen aan de lijn krijgen en dat zij gemachtigd zijn om een gesprek kordaat te beëindigen, als de grenzen van het fatsoen overschreden worden. Om dezelfde reden wordt medewerkers toegestaan om bij communicaties enkel hun voornaam te gebruiken.

Bent u na de afhandeling van uw klacht niet tevreden over de afhandeling, dan heeft u de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij:

België - Meldpunt (https://meldpunt.belgie.be), het resultaat van een samenwerking tussen meerdere federale overheidsdiensten en agentschappen.

Nederland - Incassoklacht.nl (https://incassoklacht.nl), een initiatief van NowID.

Zij nemen uw klacht dan verder in behandeling.